DESCRIZIONE LAVORO

CONTESTO

IL CLIENTE UTILIZZA UNA PIATTAFORMA DI GESTIONE ACQUISTI STORICA CHE NON È STATA ADATTATA COMPLETAMENTE ALL’ESPANSIONE DELL'AZIENDA. IL BUDGET RIDOTTO E LA NECESSITÁ DI GESTIRE TEMPESTIVAMENTE LE RDA PER PRIORITÁ HANNO PORTATO VERSO UNA GESTIONE TRAMITE RPA E MACRO. 

Il Direttore Acquisti ha visto incrementare notevolmente il numero di richieste di acquisto senza poter distinguere la criticità e la priorità del bisogno a causa dei limiti della piattaforma di caricamento. Le maschere di visualizzazione non hanno inoltre consentito il monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività.

OBIETTIVI

• Ripartire in maniera semi-automatica le nuove richieste; 

• Assegnare le priorità alle richieste in base a parametri interni;

• Consentire al Direttore Acquisti il monitoraggio delle attività; 

• Concentrare le energie delle risorse sulle RdA rilevanti per le operations.

APPROCCIO

La consulenza ha inizialmente mappato il percorso che deve attraversare una richiesta di acquisto, dal momento in cui viene generata fino all’evasione della stessa tramite un ordine verso il fornitore. Grazie a questa attività è stato possibile realizzare il diagramma di flusso delle richieste, necessario per capire le logiche del processo di ap-provazione e lo status delle richieste durante i vari passaggi.

L'analisi degli ultimi 12 mesi è servita per comprendere le tipologie di servizi / prodotti processati, con una particolare attenzione verso i più frequenti ed i relativi fornitori. Da questo studio si è costruito il meccanismo di RPA (Robot Process Automotion) che ha consentito di ave-re subito a disposizione delle opzioni di assegna-zione per ciascuna richiesta.

Inoltre, l'esperienza delle singole risorse ha con-sentito di stimare, tramite interviste dedicate, i carichi di lavoro per fornitori e famiglie di acqui-sto, in modo da garantire al Direttore Acquisti la visibilità sui carichi assegnati / da assegna-re  considerando i risultati del processo di RPA.

Il database delle richieste è stato anche arricchito con una assegnazione automatica di priorità in base a dei parametri definiti internamente all’ufficio acquisti.

Una Macro dedicata è stata sviluppata per creare i fogli di lavoro di ciascuna risorsa e caricarli su apposite cartelle condivise in rete: le eventuali annotazioni su questi fogli vengono riportate sul cruscotto del Direttore Acquisti in tempo reale. 

La consulenza ha infine realizzato una pagina di monitoraggio del cruscotto dove il Direttore Acquisti ha la possibilità di visualizzare in maniera immediata le richieste da lavorare / in lavorazione con i rispettivi tempi.

L'Azienda beneficia di un focus mirato da parte dell'Ufficio Acquisti verso le richieste prioritarie; gli arretrati sono stati ridotti da 500 a 200 in un mese. Il Direttore Acquisti ha la visibilità necessaria sulle richieste e gestisce le risorse in maniera efficace ed efficiente.